Законодавство не передбачає відповідальності працівника за втрату трудової книжки. Відповідальність за зберігання трудових книжок покладено на керівника підприємства, установи, організації.
Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” в правому верхньому кутку першої сторінки.