Як оформити лист до агролісгоспу для потреб ТрО?

Офіційного стандарту написання листа-прохання не передбачено, але все ж існують негласні шаблони, що спрощують його складання і виділяють серед іншої службової документації, залишаючись при цьому офіційним документом. Прохання може бути направлено безпосередньо одному адресату або цілій групі співробітників.

До структури листа-прохання входить вступна та основна частини, в яких продумана і викладена суть звернення. Лист-прохання переважно оформляється на фірмовому бланку відправника, в якому вказані всі реквізити (найменування, адреса і поштовий індекс, контактні номери телефонів, факс, e-mail). У вступній частині рекомендується звернутися до адресата персонально по імені, по батькові, яке варто дізнатися заздалегідь. Далі рекомендується послідовно описати ситуацію, використовуючи стандартні вирази:

• сформулювати причину (через відсутність, беручи до уваги, з огляду на затримки, виходячи з результатів);
• визначити мету прохання (для вирішення, в цілях, для узгодження);
• при наявності підстав вказати на них посилання (з огляду на те, згідно з указом, відповідно, на підставі). При необхідності вказати конкретні законодавчі та нормативно-правові документи.

Основна частина – це по суті викладення позиції з наданням переконливих аргументів. Звернення повинно бути обґрунтованим, щоб одержувач зацікавився в його виконанні. При викладі прохання вживають ряд стандартних словосполучень (просимо надати допомогу, звертаємося з проханням направити, просимо допомогти, переконливо просимо не відмовити та інші.). При наявності в листі кількох прохань їх слід зазначити окремим списком. До кожного окремого прохання повинні бути вказані конкретні послуги, ціни, дати і т.п. Адресату потрібно розуміти, де, коли, в якій кількості йому необхідно надати послуги. Узагальнене прохання, без конкретних подробиць, може бути виконане адресатом на свій розсуд. Якщо прагнете допомоги, просіть виконання конкретних дій.