Засвідчення вірності копії документа

Юридична сила копії

Сама по собі копія не несе ніякої юридичної сили. Вона її набуває за умови засвідчення в установленому законом порядку. Засвідчена копія містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу.

Зверніть увагу, що засвідчена копія набуває юридичної сили оригіналу лише в окремих випадках. Вона не замінить вам повністю оригінал. Якщо оригінал втрачений або пошкоджений, то краще зробити дублікат або новий документ (про це ви можете прочитати в попередній статті).

Існує три способи засвідчення копій документів:

1. нотаріальне засвідчення копії документа;
2. засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
3. засвідчення копії документа фізичною особою.  

Засвідчення копій документів посадовими особами

Посадові особи органів державної влади засвідчують копії документів оригінали яких видали саме вони. Згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020 відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:

• слів «Згідно з оригіналом» (без лапок),
• найменування посади,
• особистого підпису особи, яка засвідчує копію,
• її власного імені та прізвища,
• дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».

Засвідчення копії документа фізичною особою

Іноді, до прикладу при подачі позовної заяви до суду засвідчити вірність копії ви можете самостійно. Таким чином ви підтверджуєте відповідність копії оригіналу, а також те, що при потребі ви можете продемонструвати оригінал.

Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:

• відмітку «Згідно з оригіналом»;
• особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
• дату засвідчення копії.  

Нотаріальне засвідчення копії документа

Засвідчення копії документа є однією з найчастіших і основних послуг нотаріуса. Але варто дотриматися певних вимог:

1. відповідність документа з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою.
2. наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
3. засвідчення вірності копії документа. Перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.  

Які копії заборонено засвідчувати?

Зверніть увагу, що існують документи копії з яких забороняється засвідчувати, а саме:

• правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо;
• документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
• правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;
• вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;
• документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
• трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон.