Как оформить письмо в агролесхоз для нужд ТРО?

Официальный стандарт написания письма-просьбы не предусмотрен, но все же существуют негласные шаблоны, упрощающие его составление и выделяющие среди прочей служебной документации, оставаясь при этом официальным документом. Просьба может быть направлена непосредственно одному адресату или целой группе сотрудников.

В структуру письма-просьбы входит вводная и основная части, в которых продумана и изложена сущность обращения. Письмо-просьба преимущественно оформляется на фирменном бланке отправителя, где указаны все реквизиты (наименование, адрес и почтовый индекс, контактные номера телефонов, факс, e-mail). Во вводной части рекомендуется обратиться к адресату персонально по имени, отчеству, которое следует узнать заранее. Далее рекомендуется последовательно описать ситуацию, используя стандартные выражения:

• сформулировать причину (из-за отсутствия, принимая во внимание, учитывая задержки, исходя из результатов);

• определить цель просьбы (для решения, в целях, для согласования);

• при наличии оснований указать на них ссылку (учитывая то, согласно указу, соответственно, на основании). При необходимости указать конкретные законодательные и нормативно правовые документы.

Основная часть – это по существу изложение позиции с предоставлением убедительных аргументов. Обращение должно быть обоснованным, чтобы получатель заинтересовался его выполнением. При изложении просьбы используют ряд стандартных словосочетаний (просим оказать помощь, обращаемся с просьбой направить, просим помочь, убедительно просим не отказать и другие.). При наличии в письме нескольких просьб их следует указать по отдельному списку. Для каждой отдельной просьбы должны быть указаны конкретные услуги, цены, даты и т.п. Адресту нужно понимать, где, когда, в каком количестве ему необходимо предоставить услуги. Обобщенная просьба, без конкретных подробностей, может быть исполнена адресатом по своему усмотрению. Если хотите помощи, просите выполнения конкретных действий.