Перспективи впровадження Е-нотаріату

Кабінет Міністрів України 21 грудня 2021 року видав постанову, в якій погодився з пропозицією Міністерства юстиції України стосовно реалізації експериментального проєкту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату до 31 грудня 2023 року.

Постанова КМУ «Деякі питання реалізації експериментального проєкту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату» № 1444 набрала чинності 13 січня 2022 року. Завданням експериментального проєкту є створення та введення в експлуатацію Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату з метою автоматизації нотаріальної діяльності.

На сьогоднішній день нотаріуси у своїй роботі використовують доступ до таких електронних джерел як:

• Єдиний реєстр нотаріусів,
• Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів,
• Державний реєстр обтяжень рухомого майна,
• Спадковий реєстр,
• Єдиний реєстр довіреностей,
• Державний реєстр речових прав на нерухоме майно,
• Державний реєстр актів цивільного стану громадян,
• Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних-осіб підприємців та громадських формувань.

Робота з такою кількістю державних реєстрів для працівників нотаріальної сфери та сфери державної реєстрації є досить обтяжливою, окрім того при перевірці реєстрів та при внесенні інформації в них, можуть виникати помилки, що також впливають на достовірність інформації та на подальші реєстраційні дії.

Також нормативно‑правовим актом затверджено Порядок реалізації експериментального проєкту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату. Контроль за реалізацією зазначеного проєкту, відповідно до вимог цього Порядку, покладено на Міністерство юстиції України.

Порядок впровадження

Варто звернути увагу на те, що експериментальний проєкт реалізується трьома етапами.

Під час першого відбувається створення оновлених електронних реєстрів: Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей, Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів. Також буде створено і впроваджено електронне робоче місце нотаріуса та Електронний реєстр нотаріальних дій. Він являтиме собою єдиний державний реєстр, що функціонує в системі Міністерства юстиції України, забезпечуватиме реєстрацію та облік вчинених нотаріальних дій, а також зберігання, захист, пошук і перегляд відповідних відомостей.

На другому етапі модернізують Єдиний реєстр нотаріусів, створять та впровадять Електронний нотаріальний архів. Ба більше, на цьому етапі передбачено модернізацію електронного робочого місця нотаріуса та Електронного реєстру нотаріальних дій.

Третій етап складається зі створення та впровадження електронного кабінету клієнта, введення в експлуатацію Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату. Можемо дійти висновку, що Єдина державна електронна система е‑нотаріату включає єдиний державний реєстр, що функціонує в системі Міністерства юстиції України, забезпечує реєстрацію та облік вчинених нотаріальних дій, а також зберігання, захист, пошук і пере­гляд відповідних відомостей.

Хто може користуватись?

Користувачами Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату визначені нотаріуси, помічники нотаріусів, консультанти державної нотаріальної контори, особи, що перебувають у трудових відносинах із приватним нотаріусом, працівники державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення їхніх повноважень відповідно до посадової інструкції, а також особи, які звертаються до нотаріуса за вчиненням дій згідно із законодавством, особи, що контролюють нотаріальну діяльність, та інші особи за законодавством.

Доступ до Єдиної державної електронної системи е‑нотаріату через електронне робоче місце надаватиметься нотаріусу, який отримав в установленому порядку доступ до зазначеної системи та діяльність якого не припинено і не зупинено. Також доступ може отримати помічник приватного нотаріуса, консультант державної нотаріальної контори, особа, що перебуває в трудових відносинах із приватним нотаріусом, або працівник державної нотаріальної контори за письмової згоди нотаріуса в обсязі, необхідному для здійснення їхніх повноважень відповідно до посадової інструкції.

Як працюватиме?

Особи, які звертаються до нотаріуса через електронний кабінет клієнта, зможуть надсилати йому копії електрон­них документів та інші передбачені законодавством документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, а також отримувати документи й повідомлення від нотаріуса. Доступ особи до отримання інформації щодо надісланих нею документів забезпечується через електронний кабінет клієнта. Документи зберігатимуться в Єдиній державній електронній системи е‑нотаріату в електрон­ній формі.

Документи, які містяться в паперовій нотаріальній справі, долучаються до Електронного нотаріального архіву (електронної нотаріальної справи) шляхом їх сканування. Якщо документи отримано в електронній формі з єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, то вони долучаються до електронної нотаріальної справи у вигляді отриманих файлів.

Нотаріат виконує важливі функції як інститут превентивного правосуддя. Реформа покликана вирішити низку проблем, наприклад спростити роботу нотаріуса та пришвидшити вчинення нотаріальних дій. Е‑нотаріат створить передумови для доступності цих дій. Поки що рано говорити про ефективність реформи, але така ініціатива є частиною діджиталізації держави в цілому.